IVR / Wirtualny recepcjonista

Wprowadzenie

Potężna funkcja IVR / wirtualnego recepcjonisty w systemie 3CX umożliwia płynne kierowanie dzwoniących do odpowiednich numerów wewnętrznych, kolejek lub grup dzwonienia. Standardowe menu IVR pozwala na skonfigurowanie do 10 opcji, spośród których dzwoniący mogą wybierać. Możesz utworzyć dowolną liczbę menu IVR; jedynym ograniczeniem jest tutaj cierpliwość dzwoniącego.

Oprócz standardowego IVR dostępna jest również funkcja „Department menu” (Menu działu). Jest to uproszczony wirtualny recepcjonista, który odtwarza wiadomość powitalną i kieruje połączenia na podstawie godzin pracy. Funkcja ta istnieje głównie ze względów kompatybilności wstecznej.

Menu IVR / wirtualnego recepcjonisty

Konfiguracja wirtualnego recepcjonisty w konsoli administratora 3CX

Aby utworzyć IVR / wirtualnego recepcjonistę:

  1. W swoim web kliencie przejdź do „Admin” > „Call handling” (Obsługa połączeń).
  2. Kliknij „+ Add Digital Receptionist” (+ Dodaj wirtualnego recepcjonistę).
  3. Digital receptionist name: wprowadź nazwę, na przykład „Główne menu firmy”.
  4. Department: przypisz dział, dla którego tworzony jest IVR. Pamiętaj, że IVR odziedziczy godziny pracy tego działu.
  5. Assigned DID number(s): użyj listy rozwijanej, aby przypisać numer DID, który będzie kierował połączenia bezpośrednio do tego menu IVR.
  6. Ustaw język dla swojego menu IVR.
  7. Prompt (Komunikat): prześlij lub nagraj powitanie, np. „Dziękujemy za wybranie firmy XYZ. Wybierz 1 dla działu sprzedaży lub 2 dla wsparcia technicznego”. Kilka wskazówek:
  1. Nie używaj znaków zarezerwowanych (< > : " / \ | ? * &) w nazwie pliku komunikatu.
  2. Jeśli planujesz wcześniej przygotować nagranie, zrób to w formacie PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono.
  3. W Windows Sound Recorder należy użyć opcji „Zapisz jako”, aby zachować ten format. Nie używaj formatu MP3.
  4. Użyj naszego narzędzia do konwersji audio, aby przekonwertować nagranie na obsługiwany format.
  5. Podawaj cyfrę do wybrania po opcji, np. „Dla działu sprzedaży, wybierz 1”.
  1. W sekcji „Menu” wybierz żądaną akcję i miejsce docelowe dla każdego klawisza.
  2. W sekcji „Destinations” wybierz miejsce docelowe dla połączeń odebranych w godzinach pracy, poza godzinami pracy oraz w czasie przerw. Pamiętaj, że godziny te są dziedziczone z działu, do którego należy ten IVR.

  1. Przejdź do zakładki „Options” (Opcje) u góry, aby:
  1. Ustawić trasę przekierowania dla wiadomości SMS wysyłanych na ten numer.
  2. Określić, gdzie skierować połączenie w przypadku braku wyboru lub błędnego wpisu.
  3. Włączyć lub wyłączyć możliwość bezpośredniego wybierania numerów wewnętrznych.
  1. Kliknij „Save” (Zapisz).

Menu działu – proste ogłoszenie

Jeśli chcesz jedynie przywitać dzwoniących komunikatem, a następnie skierować rozmowę na podstawie godzin pracy, wystarczy proste menu działu. Aby je skonfigurować:

Zapowiedzi w menu działu

  1. Wybierz dowolną opcję poza „Accept Anyway” (Mimo to akceptuj).
  2. Włącz suwak „Play announcement” (Odtwórz komunikat).
  3. Nagraj to, co chcesz przekazać dzwoniącym, lub wybierz z zapisanych nagrań. Aby nagrać powitanie:
  1. Kliknij ikonę mikrofonu, aby nagrać nowy komunikat.
  2. Wpisz żądaną nazwę pliku i kliknij ikonę mikrofonu.
  3. Wyskakujące okienko pokaże czas nagrywania. Po zakończeniu kliknij timer, aby zatrzymać.
  4. Możesz teraz odsłuchać powitanie, nagrać je ponownie lub kliknąć przycisk przesyłania, aby zapisać.
  5. Twoje nagranie pojawi się w menu rozwijanym.
  1. Jeśli posiadasz już gotowy plik audio, możesz go przesłać jako plik WAV w formacie Mono, 8 kHz, 16 bit. Jeśli plik nie pasuje do wymaganego formatu, użyj naszego konwertera audio.
  2. Powtórz te czynności z innym komunikatem dla przerw lub czasu, gdy biuro jest zamknięte.
  3. W polu „When on Holiday route to” (Podczas święta kieruj do) możesz wybrać „Play department holiday prompt” (Odtwórz komunikat świąteczny działu), który można ustawić zgodnie z opisem dostępnym tutaj.

Jeśli nie widzisz przycisku „Record” (Nagraj), upewnij się, że Twój mikrofon jest poprawnie skonfigurowany i włączony w sekcji „Settings > Audio/Video”.

Zobacz również


Ostatnia aktualizacja
Ten dokument został ostatnio zaktualizowany 8 czerwca 2026 r.
https://www.3cx.pl/docs/administrator/ivr/