IVR / Wirtualny recepcjonista

Wprowadzenie

Rozbudowana funkcja IVR / wirtualnego recepcjonisty w systemie 3CX umożliwia bezproblemowe kierowanie dzwoniących do odpowiednich numerów wewnętrznych, kolejek lub grup dzwonienia. W ramach standardowego menu IVR można skonfigurować do 10 opcji, z których dzwoniący mogą wybierać. Możesz utworzyć dowolną liczbę menu IVR. Ograniczeniem jest tu głównie cierpliwość dzwoniącego.

Oprócz standardowego IVR dostępne jest również menu działu (Department menu), będące prostym wirtualnym recepcjonistą, który odtwarza wiadomość powitalną i kieruje połączenia na podstawie godzin pracy. Istnieje ono głównie ze względów wstecznej kompatybilności.

Menu IVR \ Wirtualny recepcjonista

Aby utworzyć menu IVR / wirtualnego recepcjonistę:

1. Przejdź do „Admin” > „Call Handling” (Obsługa połączeń).
2. Wybierz „Add Digital Receptionist” (Dodaj wirtualnego recepcjonistę).
3. Digital receptionist name (Nazwa wirtualnego recepcjonisty): wprowadź nazwę, na przykład „Główne menu firmy”.
4. Department (Dział): dodaj dział, do którego przypisany jest IVR. Zwróć uwagę na dział, ponieważ IVR odziedziczy godziny pracy tego działu.
5. Assigned DID number(s) (Przypisane numery DID): Użyj rozwijanego menu, aby przypisać numer DID, który będzie kierował połączenia bezpośrednio do Twojego IVR.
6. Ustaw język dla swojego IVR.
7. Prompt (Komunikat): Prześlij lub nagraj swoje powitanie. Coś w stylu „Dziękujemy za kontakt z firmą XYZ, naciśnij 1 dla działu sprzedaży i 2 dla działu wsparcia”. Kilka wskazówek:

1. Nie używaj zarezerwowanych znaków (< > : " / \ | ? * &) w nazwie pliku komunikatu.
2. Jeśli zamierzasz wcześniej nagrać powitanie, zrób to w formacie PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono.
3. W programie Rejestrator dźwięku Windows musisz użyć opcji „Zapisz jako”, aby zapisać plik w tym formacie. Nie używaj formatu MP3.
4. Użyj naszego narzędzia do konwersji audio, aby przekonwertować nagranie do obsługiwanego formatu.
5. Zapowiadaj cyfrę, którą użytkownik musi nacisnąć, po nazwie opcji, np. „Dla działu sprzedaży, naciśnij 1”.

8. W sekcji „Menu” wybierz żądaną akcję oraz cel dla każdego klawisza.
9. W sekcji „Destinations” (Cele) wybierz cel dla połączeń odbieranych w godzinach pracy, poza godzinami pracy oraz podczas przerw. Pamiętaj, że godziny pracy są dziedziczone z działu, którego członkiem jest ten IVR.

10. Przejdź do zakładki „Options” (Opcje) na górze strony, aby:

1. Ustawić trasę przekierowania dla wiadomości SMS wysyłanych na ten numer.
2. Określić, dokąd skierować połączenie w przypadku braku wyboru lub wprowadzenia błędnej opcji.
3. Włączyć lub wyłączyć możliwość bezpośredniego wybierania numerów wewnętrznych.

11. Kliknij „Save” (Zapisz).

Menu działu – proste ogłoszenie

Jeśli chcesz po prostu powitać dzwoniących komunikatowym ogłoszeniem, a następnie skierować połączenia na podstawie godzin pracy, wystarczy proste menu działu. Aby je skonfigurować:

1. Wybierz dowolną opcję z wyjątkiem „Accept Anyway” (Zaakceptuj mimo to).
2. Włącz suwak „Play announcement” (Odtwórz ogłoszenie).
3. Nagraj to, co chcesz przekazać dzwoniącym, lub wybierz z zapisanych nagrań. Aby nagrać swoje powitanie:

1. Kliknij ikonę mikrofonu, aby nagrać nowy komunikat.
2. Wprowadź żądaną nazwę pliku i kliknij ikonę mikrofonu.
3. Wyskakujące okno pokaże czas nagrywania. Po zakończeniu kliknij stoper, aby zatrzymać.
4. Możesz teraz odsłuchać powitanie, nagrać je ponownie lub kliknąć przycisk przesłania, aby zapisać.
5. Twoje nagranie pojawi się w rozwijanym menu.

4. Jeśli posiadasz już plik audio, możesz przesłać swoje ogłoszenie jako plik WAV w formacie Mono, 8kHz, 16bit. Jeśli posiadasz plik muzyczny, który nie pasuje do wymaganego formatu audio, możesz użyć naszego narzędzia do konwersji audio.
5. Powtórz te czynności z innym ogłoszeniem na czas przerwy lub gdy Twoje biuro jest zamknięte.
6. W sekcji „When on Holiday route to” (Gdy podczas urlopu/święta kieruj do) możesz wybrać opcję „Play department holiday prompt” (Odtwórz świąteczny komunikat działu), którą można skonfigurować zgodnie z opisem zamieszczonym tutaj.

Jeśli nie widzisz przycisku „Record” (Nagraj), upewnij się, że Twój mikrofon jest poprawnie skonfigurowany i włączony w sekcji „Settings > Audio/Video”.

Zobacz również

• Przeczytaj nasz przewodnik na temat zarządzania połączeniami w kolejce przy użyciu ekranu obecności
• Porozmawiaj z odwiedzającymi twoją witrynę, instalując 3CX Live Chat dla WordPress
• Jak skonfigurować godziny pracy
• Automatyzacja harmonogramów świątecznych w 3CX

Ostatnia aktualizacja
Ten dokument był ostatnio aktualizowany 08 września 2026 r.
https://www.3cx.pl/docs/administrator/ivr/