Zalety VoIP: 10 powodów, dla których warto przejść na centralę IP PBX

Jeśli szukasz nowego systemu telefonicznego dla firmy, z pewnością natknąłeś się już na terminy takie jak IP PBX i VoIP – a także wiele innych skrótów, które warto poznać! Czytaj dalej, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i dowiedzieć się, jak działają centrale IP PBX.

Terminy IP PBX i system telefoniczny VoIP są często używane zamiennie do opisu firmowego systemu telefonicznego, który wykorzystuje protokół internetowy (IP) do przesyłania głosu. VoIP oznacza po prostu „Voice over Internet Protocol” – głos przesyłany za pomocą protokołu internetowego. Elementem centralnym takiego prywatnego systemu telefonicznego jest PBX, czyli „private branch exchange” – prywatna centrala abonencka.

System IP PBX to główny komponent większości nowoczesnych systemów telefonii VoIP. Składa się z serwera IP PBX, końcówek VoIP (np. telefonów stacjonarnych, Web Clientów lub aplikacji mobilnych) oraz opcjonalnie bramki VoIP. Serwer IP PBX działa podobnie do serwera proxy. Klienci SIP (zarówno softphone’y, jak i telefony sprzętowe) rejestrują się na serwerze, a gdy chcą nawiązać połączenie, proszą IP PBX o zestawienie połączenia.

IP PBX zawiera katalog wszystkich telefonów/użytkowników i ich odpowiadających adresów SIP. Dzięki temu może połączyć rozmowę wewnętrzną lub przekierować połączenie zewnętrzne za pośrednictwem bramki VoIP lub usługodawcy VoIP do wybranego odbiorcy.

Istnieją dwa główne typy systemów IP PBX. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od Twoich konkretnych potrzeb oraz pewnych ograniczeń.

Lokalny IP PBX (on-premise)

Lokalny system IP PBX to rozwiązanie fizycznie zainstalowane w Twojej siedzibie. Może działać na istniejącym serwerze lub na nowym sprzęcie zakupionym specjalnie w tym celu. Ponieważ system znajduje się w jednej, stałej lokalizacji, może to utrudnić wdrożenie pracy zdalnej – wymaga bowiem dodatkowej konfiguracji technicznej. Tego typu rozwiązanie oznacza również pojedynczy punkt awarii – jeśli budynek ulegnie zniszczeniu np. przez pożar lub zalanie, system przestaje działać. Co więcej, lokalny system IP PBX jest uzależniony od jakości łącza internetowego dostępnego w danej lokalizacji, co może mieć wpływ na jakość połączeń.

IP PBX w chmurze (Cloud-hosted IP PBX)

System PBX w chmurze dostępny jest w dwóch wariantach:

1. jako rozwiązanie zarządzane samodzielnie
2. jako usługa typu „oprogramowanie jako usługa” (SaaS)

W obu przypadkach system PBX działa w środowisku wirtualnym, znajdującym się w centrum danych dostawcy usług. Oba rozwiązania zapewniają standardowo wysoką odporność na awarie, niższe koszty oraz łatwą obsługę pracy zdalnej.

Przeczytaj więcej o różnicach między systemem PBX w chmurze a lokalnym PBX.

Rdzeniem systemu telefonicznego VoIP jest Twoja centrala IP PBX. Poniższy schemat przedstawia kluczowe komponenty IP PBX, które tworzą lokalne rozwiązanie VoIP.

Przyjrzyjmy się poszczególnym elementom bardziej szczegółowo:

Sieć firmowa

To lokalna sieć przedsiębiorstwa, przez którą komputery z zainstalowanymi klientami SIP, takimi jak softphony oraz telefony IP, łączą się bezpośrednio z centralą PBX. W niektórych przypadkach sieć jest dzielona przy użyciu wirtualnych sieci lokalnych (VLAN), aby oddzielić ruch głosowy od danych. Zapewnia to wysoką jakość połączeń i zapobiega jej pogorszeniu w sytuacjach, gdy komputery pobierają duże pliki lub przesyłają dane o dużym zużyciu przepustowości.

Router/Zapora sieciowa firmy

Firmowy router lub zapora sieciowa zapewnia połączenie z Internetem, umożliwiając komunikację z numerami wewnętrznymi działającymi zdalnie. Zdalne numery IP obejmują komputery osobiste z uruchomionym softphonem centrali, zdalne telefony IP, urządzenia mobilne oraz inne centrale PBX połączone mostem. Router może również łączyć się z siecią PSTN, jeśli wykorzystywany jest dostawca VoIP.

Bramka VoIP

Bramka VoIP umożliwia bezpośrednie połączenie centrali PBX z siecią PSTN, co pozwala na dalsze wykonywanie i odbieranie połączeń przez analogowe linie telefoniczne. Jest to szczególnie przydatne dla firm przechodzących na VoIP stopniowo. W wielu krajach tradycyjna sieć PSTN zaczęła być wygaszana przez operatorów krajowych. Proces ten wynika z potrzeby szybkiej rozbudowy infrastruktury, której nie jest w stanie zapewnić przestarzała sieć miedziana.

Jedną z głównych zalet systemu telefonicznego IP PBX są koszty. Oprócz niższych opłat licencyjnych, firmy mogą także zaoszczędzić na kosztach utrzymania i wsparcia technicznego, dzięki ograniczeniu potrzeby posiadania sprzętu na miejscu. Wiele wirtualnych systemów VoIP PBX może być obecnie hostowanych w chmurze, co oznacza, że do korzystania i zarządzania systemem VoIP wystarczy jedynie aktywne połączenie z internetem — to idealne rozwiązanie zarówno dla dużych, jak i małych firm.

Rozwiązania VoIP wykorzystują również możliwości internetu, oferując zaawansowane funkcje, które nie są dostępne w przypadku tradycyjnych central PBX i systemów analogowych. Przykłady takich funkcji to:

1. Dużo łatwiejsza instalacja i konfiguracja niż w przypadku systemów właścicielskich

IP PBX działa jako oprogramowanie na komputerze i wykorzystuje jego zaawansowaną moc obliczeniową, interfejs użytkownika oraz dostępne funkcje. Każda osoba zaznajomiona z sieciami i komputerami może zainstalować i obsługiwać IP PBX. Dla porównania — systemy właścicielskie wymagają zazwyczaj instalatora przeszkolonego specjalnie do pracy z tym konkretnym rozwiązaniem!

2. Zarządzanie przez przeglądarkę dzięki uproszczonemu interfejsowi

IP PBX można zarządzać przez przeglądarkę internetową lub graficzny interfejs użytkownika (GUI), co pozwala z łatwością konserwować i dostosowywać system telefoniczny. Systemy właścicielskie mają zazwyczaj trudne w obsłudze interfejsy, zaprojektowane z myślą o technikach telefonicznych.

3. Oszczędność na kosztach połączeń

Dzięki IP PBX można łatwo korzystać z usług operatorów VoIP przy połączeniach międzymiastowych i międzynarodowych, co znacząco obniża miesięczne koszty. Jeśli firma posiada oddziały, można połączyć między nimi systemy telefoniczne i wykonywać połączenia wewnętrzne całkowicie za darmo.

4. Eliminacja okablowania telefonicznego

System telefonii IP pozwala na podłączenie telefonów IP bezpośrednio do standardowego portu sieci komputerowej (który może być współdzielony z komputerem). Programy telefoniczne (softfony) można zainstalować bezpośrednio na komputerze. Dzięki temu eliminujesz konieczność okablowania telefonów, a dodawanie lub przenoszenie numerów wewnętrznych staje się znacznie łatwiejsze. W nowych biurach możesz całkowicie zrezygnować z potrzeby instalowania dodatkowych portów telefonicznych!

5. Eliminacja uzależnienia od dostawcy

IP PBX oparty jest na otwartym standardzie SIP. Możesz dowolnie łączyć i dopasowywać sprzęt lub oprogramowanie SIP do każdego systemu PBX opartego na SIP, bramki PSTN lub dostawcy VoIP. W przeciwieństwie do tego, systemy właścicielskie często wymagają używania tylko urządzeń właścicielskich do korzystania z zaawansowanych funkcji, a także właścicielskich modułów rozszerzeń, aby dodać nowe funkcje.

6. Skalowalność

Systemy właścicielskie łatwo mogą okazać się niewystarczające. Dodawanie nowych linii telefonicznych lub numerów wewnętrznych często wiąże się z drogimi modułami sprzętowymi. W niektórych przypadkach wymaga to zakupu całego nowego systemu telefonicznego. W przypadku IP PBX standardowy komputer jest w stanie obsłużyć dużą liczbę linii telefonicznych i numerów wewnętrznych – wystarczy dodać więcej telefonów do sieci, aby rozbudować system!

7. Lepsza obsługa klienta i produktywność

Ponieważ system jest oparty na komputerach, możesz zintegrować funkcje telefoniczne z aplikacjami biznesowymi. Na przykład, podczas odbierania połączenia możesz automatycznie wyświetlić rekord klienta dzwoniącego, co znacząco poprawia jakość obsługi klienta i zmniejsza koszty, skracając czas poświęcony na rozmowy. Połączenia wychodzące można realizować bezpośrednio z poziomu Outlooka, eliminując konieczność ręcznego wpisywania numeru telefonu.

8. Trzykrotnie więcej funkcji za połowę ceny

Ponieważ IP PBX jest oparty na oprogramowaniu, deweloperzy mogą łatwiej dodawać i ulepszać zestawy funkcji. Większość systemów VoIP oferuje bogaty zestaw funkcji, w tym automatyczną sekretarkę, pocztę głosową, grupy dzwoniące oraz zaawansowane raportowanie. Funkcje Unified Communications są również włączone, wspierając obecność, wideokonferencje, czat na żywo, wiadomości oraz bezpłatne połączenia przez sieć danych. Te opcje często są bardzo drogie w systemach właścicielskich.

9. Możliwość hot desking i roamingu

Hot desking, czyli możliwość łatwego zmieniania biur/biurek w zależności od wykonywanych zadań, stało się bardzo popularne. Niestety tradycyjne PBX wymagają ponownego podłączania numerów wewnętrznych w nowej lokalizacji. W IP PBX użytkownik po prostu zabiera telefon do nowego biurka – brak konieczności podłączania! Użytkownicy mogą także korzystać z roamingu – jeśli pracownik musi pracować zdalnie, wystarczy, że uruchomi aplikację na swoim telefonie komórkowym i będzie mógł odbierać połączenia na swoim numerze wewnętrznym, tak jak w biurze. Połączenia mogą być przekierowane wszędzie na świecie!

10. Lepsza użyteczność telefonów

Pracownicy często mają trudności z obsługą zaawansowanych funkcji telefonicznych. Ustawienie konferencji lub przekazywanie połączenia w starym systemie PBX wymaga szczegółowych instrukcji. W przypadku IP PBX wszystkie funkcje są łatwe do wykonania z poziomu przyjaznego interfejsu graficznego (GUI). Dodatkowo użytkownicy mają lepszy podgląd statusu innych numerów wewnętrznych, połączeń przychodzących, kolejek połączeń i obecności za pomocą aplikacji. Systemy właścicielskie często wymagają drogich „systemowych” telefonów, aby uzyskać informacje o statusie systemu telefonicznego, a nawet wtedy informacje te są trudne do zrozumienia.

3CX to centrala IP PBX, która wyróżnia się na tle innych: jako najbardziej elastyczne rozwiązanie na rynku, pozwala dostosować system telefoniczny do indywidualnych potrzeb Twojej firmy:

Rynek oprogramowania VoIP PBX stale się rozwija. Alternatywni dostawcy IP PBX to między innymi:

Porównując alternatywne rozwiązania PBX, pamiętaj, że nie wszyscy dostawcy oferują pełny system end-to-end. Wielu nowych graczy oferuje „składanki” bazujące na technologii innych platform. W rezultacie, jeśli Twoja centrala PBX napotka problem, możesz czekać na rozwiązanie, aż pośrednicy się nim zajmą. 3CX posiada kompleksowe rozwiązanie PBX typu end-to-end, co pozwala szybko rozwiązywać problemy przy minimalnym przestoju i zakłóceniu pracy.

Otwartoźródłowe alternatywy IP PBX

Jeśli zdecydujesz się na rozwiązanie open source, dostępnych jest wiele opcji. Należy jednak pamiętać, że platformy takie jak Asterisk lub podobne mogą napotkać problemy wpływające na komfort użytkowania i funkcjonalność:

Wybór oprogramowania PBX opartego na otwartych standardach jest bezpieczniejszy i bardziej niezawodny niż ryzykowanie komunikacji z rozwiązaniem open source. Nadal możesz dostosować rozwiązanie do własnych potrzeb, ale bez ryzyka wystąpienia poważnych problemów.

Zrobiliśmy wszystko, co w naszej mocy, aby odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania dotyczące naszych systemów IP PBX.