Deleguj przegląd nagrań rozmów i chroń poufne połączenia w 3CX V20 Update 10

Daj liderom dostęp do nagrań działu bez roli administratora, chroń poufne rozmowy i audytuj pobieranie plików

Liderzy zespołów mogą teraz przeglądać nagrania połączeń i raporty swojego działu bez przyznawania im szerszych uprawnień administracyjnych. Poufne numery wewnętrzne można też chronić przed nagrywaniem przez współpracowników.

Wersja V20 Update 10 Final wprowadza trzy mechanizmy kontroli nagrań: uprawnienie do nagrań i raportów w zakresie działu (Recordings & Reports), opcję ochrony numeru wewnętrznego przed nagrywaniem przez innych uczestników wewnętrznych oraz audytowanie pobierania nagrań. Każdy z nich odpowiada na inne pytanie: kto może przeglądać, kto może nagrywać oraz kto pobrał kopię. Razem współpracują one z Twoimi dotychczasowymi ustawieniami nagrywania, przechowywania i retencji.

Dlaczego dostęp do nagrań wymaga dokładniejszych uprawnień

Liderzy zespołów wykorzystują nagrania i raporty do rozpoznawania potrzeb szkoleniowych i powtarzających się problemów klientów. Do tej pory przyznanie takiego dostępu wymagało szerszej roli administratora, niż było to potrzebne. Uprawnienie Recordings & Reports ogranicza dostęp do nadzorowanego działu.

Niektóre rozmowy, np. poufne dyskusje kadrowe, nie powinny być nagrywane przez drugą stronę. Ochrona numeru wewnętrznego uniemożliwia innym uczestnikom wewnętrznym nagrywanie rozmów z tym numerem, nawet jeśli standardowo nagrywają wszystkie połączenia.

Trzeba również wiedzieć, kto pobiera nagrania na komputer. Dziennik audytu pokazuje każdy eksport i pozwala go sprawdzić. Nie kontroluje jednak dalszego wykorzystania pobranego pliku.

Przykład: delegowanie przeglądu rozmów sprzedażowych i ochrona połączeń HR

Wyobraźmy sobie lidera sprzedaży, który potrzebuje nagrań rozmów z klientami do coachingu, oraz pracownika HR prowadzącego poufne rozmowy z zatrudnionymi. Oto jak skonfigurować i przetestować poszczególne ustawienia.

Przyznanie uprawnień do przeglądu w dziale

Przejdź do Admin > „Users” (Użytkownicy), wybierz lidera sprzedaży i otwórz zakładkę „View” (Widok). Przyznaj uprawnienie „Recordings & Reports” (Nagrania i raporty) dla działu sprzedaży. Lider może teraz otworzyć sekcję Admin > „Reports” (Raporty), w tym nagrania powiązane z wpisami w rejestrze połączeń członków tego działu. Zwykły użytkownik z tym uprawnieniem widzi wyłącznie sekcję „Reports” (Raporty), a nie pełną konsolę konfiguracyjną.

Aby przyznać uprawnienie, musisz mieć możliwość zarządzania wybranym użytkownikiem i samodzielny dostęp do nagrań oraz raportów. To uprawnienie jedynie dodaje dostęp; nie może odebrać dostępu wynikającego już z roli użytkownika. Sprawdź więc zarówno rolę, jak i zakres działu.

Pozostałe uprawnienia związane z nagrywaniem pozostają oddzielne. Opcja „Show Call Recording” (Pokaż nagrywanie rozmów) dodaje jedynie ikonę nagrań w bocznym menu użytkownika dla jego własnych połączeń. Usuwanie nagrań oraz rozpoczynanie lub zatrzymywanie nagrywania podczas trwającej rozmowy to również osobne uprawnienia. Przewodnik po uprawnieniach do nagrywania wyjaśnia każde z tych ustawień.

Aby sprawdzić wynik, zaloguj się jako lider sprzedaży zamiast polegać na widoku administratora. Potwierdź, że może otwierać nagrania i raporty działu sprzedaży, ale nie ma dostępu poza ten zakres.

Ochrona numeru wewnętrznego HR

W zakładce „Options” (Opcje) użytkownika HR włącz opcję „Prohibit allowing others to record your calls” (Zablokuj możliwość nagrywania Twoich rozmów przez innych). Inni uczestnicy wewnętrzni nie mogą już nagrywać połączeń z udziałem tego numeru wewnętrznego, choć sam użytkownik HR nadal może samodzielnie uruchomić nagrywanie. Pamiętaj, że opcja ta kontroluje sam fakt utworzenia nagrania, a nie to, kto może otworzyć nagranie już istniejące.

Przetestuj je, wykonując nieszkodliwe połączenia wewnętrzne w obu kierunkach: współpracownik dzwoni do HR, a następnie HR oddzwania. Najpierw upewnij się, że rozmowy współpracownika z niechronionym numerem są normalnie nagrywane, aby brak nagrania rzeczywiście coś potwierdzał. Następnie sprawdź, że żadna z rozmów z HR nie została nagrana.

Audyt pobierania nagrania

Z konta lidera sprzedaży pobierz niepoufne nagranie szkoleniowe i sprawdź, czy pobranie pojawiło się w dzienniku audytu. Audyt potwierdza eksport pliku; jego dalsze udostępnianie, przechowywanie lub usuwanie zależy od zasad obowiązujących w firmie.

Połączenie z dotychczasowymi ustawieniami nagrywania i przechowywania

Nowe mechanizmy uzupełniają istniejące ustawienia. Zakres nagrywania każdego numeru wewnętrznego (brak połączeń, tylko zewnętrzne lub wszystkie) nadal określa, co jest nagrywane przez ten numer, natomiast opcja ochrony dotyczy nagrywania przez drugiego uczestnika wewnętrznego. Jeśli kolejka pozwala włączyć lub wyłączyć nagrywanie, przetestuj oba warianty.

Znaczenie mają również kopie. Powiadomienia o nagraniach (Call Recording Notification) mogą wysyłać e-mailem link do nagrania oraz, jeśli funkcja jest włączona, jego transkrypcję, co tworzy osobną kopię poza centralą PBX. Ustawienia przechowywania (Storage) odpowiadają za limity nagrań, czyszczenie nagrań tymczasowych oraz zdalną archiwizację na SFTP, Google Cloud Storage, Amazon S3 lub SharePoint. Archiwizacja przenosi nagrania poza centralę PBX zamiast je usuwać, dlatego dostępem i retencją zarchiwizowanych plików zarządza się na platformie docelowej. Przewodnik po nagrywaniu rozmów omawia wszystkie dostępne opcje.

Zacznij od jednego działu

Po pomyślnym wykonaniu testów potwierdzisz trzy rzeczy: lider sprzedaży przegląda wyłącznie nagrania własnego działu, współpracownicy nie mogą nagrywać rozmów HR, a pobrania są rejestrowane. To delegowany przegląd i ochrona rozmów bez przyznawania uprawnień administratora.

Zacznij od jednego działu i jego poufnych numerów wewnętrznych, a następnie rozszerz konfigurację, gdy wyniki będą prawidłowe. Powtarzaj testy po zmianach ról, członkostwa w działach, ustawień nagrywania lub miejsc archiwizacji. Więcej informacji znajdziesz w przewodniku po rolach dostępu użytkowników.

Dołącz do dyskusji

Dołącz do dyskusji na forach 3CX dla Partnerów i Klientów. Obserwuj nas na X i LinkedIn, aby śledzić najnowsze wiadomości i wydania.